Pouco tempo ou muito trabalho?

Seja o subordinado, seja o chefe, o colega ou você mesmo, ficar todos os dias, por horas e mais horas no serviço é sinal de que, sim, há algo errado aí

Todo mundo já ficou “preso” no escritório até altas horas. É normal vez ou outra precisar atender a um chamado urgente da empresa ou uma tarefa inesperada. Mas, e se essa situação vira recorrente e o profissional começa a ficar todos os dias até tarde no escritório? Se isso está acontecendo com frequência, há um bom motivo para começar a se preocupar.

Seja o subordinado, seja o chefe, o colega ou você mesmo, ficar todos os dias, por horas e mais horas no serviço é sinal de que, sim, há algo errado aí. A principal suspeita que levanto, e que ocorre com a maioria das pessoas que se encontram nesse caso, é falta de organização do tempo. Mas há várias atitudes simples que certamente evitam momentos de ócio e tarefas desnecessárias e contribuem para que o dia seja mais produtivo.

Antes de qualquer coisa, é bom lembrar que tudo, sobretudo no trabalho, requer planejamento e disciplina. Um dos principais motivos que fazem os profissionais virarem noites sozinhos no escritório é o acúmulo de tarefas. Sempre tem aquele que simplesmente não sabe dizer “não” para um pedido – mesmo que a tarefa não tenha a menor ligação com a função da pessoa.

Quando isso acontecer, pense nas seguintes questões: é apenas um favor? Dá para recusar? Se você fizer, vai atrapalhar o andamento de suas outras funções? Se você achar que “sim”, esta tarefa atrapalhará o resto do seu planejamento de tarefas, é melhor utilizar sua polidez e recusar com elegância a proposta. Há inúmeras formas de negar um pedido, não há porque ser grosso ou seco.

Segundo ponto: priorização de atividades. Eu sempre separei-as em três “classes”. Há as urgentes, que devem ser feitas o quanto antes e não podem esperar; as importantes, que devem ser feitas naquele dia, e também não podem esperar; e as demais, que também são importantes, mas não há problema em serem executadas no dia seguinte.

Outro grande devorador de tempo são as reuniões. Alguns profissionais não entendem que elas devem ser objetivas, ter tempo para começar e terminar, devem ter os assuntos a serem tratados já predeterminados e devem tratar de temas importantes. Os assuntos periféricos, e por isso têm esse nome, podem ser tratados com mais calma.

Por fim, o trabalho toma grande parte de nosso dia, e nada mais justo do que no tempo de sobra fazermos tarefas que nos deem prazer. Pode ser aulas de dança, luta, academia, estudos, encontros com amigos, vale qualquer atividade. Só o fato de haver outros compromissos após o expediente já o obrigarão a se programar para que não os falte, mesmo porque na maioria das vezes são coisas que você investe dinheiro e porque lhe dão prazer – são dois ótimos motivos para não faltar. Além de tudo, atividades assim ajudam a equilibrar a vida pessoal e profissional, aliviar a tensão do trabalho e fazem um bem danado à saúde.

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Por Bernt Entschev

O artigo foi originalmente publicado no Blog Vida Executiva, da Revista Amanhã. Clique aqui ou na imagem abaixo para acessar o local original de publicação.

Não trabalhe tanto assim

É normal acontecer vez ou outra de você precisar ficar no escritório até tarde para atender a alguma demanda extra que surgiu de última hora com prazo para o dia seguinte. Porém, se situações como essa se tornam regra, ao invés de exceções, é melhor se preocupar. Ao contrário do que muitos profissionais pensam, acumular horas extras não é tão bem visto assim pelos empregadores não. Até mesmo porque, profissionais que frequentemente não conseguem finalizar suas tarefas em horário útil podem, na verdade, possuir um sério problema de organização de tempo.

É possível, sim, evitar que isso ocorra tão frequentemente. Basta um pouco de planejamento e disciplina. É preciso, antes de tudo, reconhecer o problema para erradicá-lo, como tudo na vida. Afinal, se o profissional não conseguir reconhecer que ele só fica além de seu horário na empresa por pura falta de planejamento, dificilmente conseguirá resolver o problema.

Sem contar que existem mi­­lhões de desculpas que esses profissionais encontram para ficar no escritório até tarde. Conheço casos desde pessoas que se enrolam para acumular horas extras e tirar uma graninha a mais no fim do mês, até casos de casais que não convivem bem e, por isso, preferem ficar no escritório a ter que ir embora encarar um ao outro. Independen­temente do motivo, há algumas artimanhas que podem ajudar.

Aprenda a dizer não

Um dos principais motivos que levam os profissionais a exceder suas horas de trabalho é o acúmulo de tarefas. E, grande parte deles acumula pelo simples fato de não conseguir dizer “não” a tarefas que nem lhes dizem respeito. Por isso, quando alguém chegar a você, pedindo para executar um trabalho que não faz parte do escopo de suas funções, pense antes de responder: é apenas um favor? Dá para recusar? Se você fizer, vai atrapalhar o andamento de suas outras funções? Você gastará muito tempo ou recurso fazendo tal favor? Se chegar à conclusão de que dizer “sim” impactará negativamente no seu desempenho, responda delicada e educadamente “não”. Há formas e formas de negar um pedido, não precisa ser grosso. Apenas explique que infelizmente não poderá ajudar, já que você anda muito atarefado.

Organize suas prioridades

Seguindo a linha do acúmulo de tarefas, é sempre mais fácil evitar as horas extras se soubermos priorizar as atividades da forma correta. Costumo dizer que há as atividades urgentes e as importantes. As urgentes, nem sempre são importantes, mas precisam ser feitas já e elas devem ser sempre priorizadas, já que não podem esperar. Feitas as urgentes, é a vez das importantes, que devem ter total dedicação até serem finalizadas. E, por fim, quando não há nenhuma atividade urgente e nenhuma importante, chega a vez das demais atividades. Essas são aquelas que até podem ser feitas no dia seguinte, caso não dê tempo. Elas jamais devem prender um colaborador além de seu horário habitual de trabalho.

Reuniões

Evite reuniões desnecessárias. Infelizmente alguns profissionais não sabem a importância da objetividade. Com isso, marcam reuniões e mais reuniões para resolver assuntos irrelevantes, tomando tempo de colegas, clientes e fornecedores desnecessariamente. Agora pense comigo, se você já está atribulado, sem tempo para resolver suas atividades, imagine o estrago na sua agenda se tiver, ainda, que participar de reuniões para definir temas que nem lhes dizem respeito.

Tenha vida pessoal

Crie compromissos além do trabalho. Pode ser uma pós-graduação, aulas de inglês, ginástica, dança, canto… qualquer coisa. A real importância é, na verdade, ter o que fazer após o trabalho e se obrigar a não faltar a esses compromissos. Sem contar que dando uma atenção especial às coisas pessoais, elas passam a ter maior sentido e o equilíbrio entre vida pessoal e profissional vem à tona.

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Teste

Será que você tem passado da conta no trabalho?

No seu trabalho:

a) Você é organizado. Dentro de seu planejamento consegue fazer tudo que é proposto.

b) Nunca consegue dar conta do trabalho. Sempre tem um projeto novo ou mais difícil de ser feito que ocupa muito tempo.

Em casa:

a) Seu relacionamento é bom com os familiares e parentes. Sempre os vê durante a noite e faz programas nos fins de semana.

b) Os familiares reclamam muito que não há tempo para eles. Sempre há trabalho a ser feito (mesmo nos fins de semana), fica até mais tarde no serviço finalizando trabalhos e reuniões.

Quando lhe oferecem novos projetos:

a) Você diferencia o que faz da sua função do que não faz. Sendo assim, aceita as tarefas que lhe dizem respeito e nega educadamente as outras. Aceita novos projetos caso haja tempo hábil, e certamente os dividirá com a equipe.

b) Aceita muitas tarefas, mesmo as que não fazem parte do seu serviço e dificilmente as reparte com a equipe. Fica “pelo pescoço” sempre com prazos e entregas.

Seus relacionamentos:

a) Você tem uma vida social ativa! Tem amigos da faculdade, amigos da academia ou escola de dança, aulas de idiomas estrangeiros, pós-graduação e gosta muito de sair com a família também.

b) Sua vida social está comprometida. Há muito tempo não vê os amigos, não liga para eles, não há tempo para interagir com quase ninguém, há muito trabalho a ser feito!

A confiança no trabalho:

a) Os colegas confiam sempre em você. Consideram-no responsável por saber quais projetos abraçar e com quem dividi-los.

b) Não há mais tanta confiança. Não lhe dão mais tantos projetos quanto antes, mas mesmo assim continua “pendurado pelo pescoço” e ocasionalmente finaliza as tarefas com atraso.

Quanto à paixão pelo ofício:

a) Raramente precisa de um tempo extra no trabalho para dedicar aos novos projetos, mas seu desempenho nunca cai, afinal, você ama o que faz!

b) Está sempre fazendo horas extras e o banco de horas já está imenso. Apesar de estar quase morando na empresa, a paixão pelo trabalho e a eficiência decaíram imensamente de uns tempos para cá.

Caso tenha marcado uma ou mais alternativas “b”, o sinal de alerta está piscando insistentemente, só você que não o enxerga. Você pode estar exagerando na carga de trabalho, estar em um cargo ou projeto muito estressante e isso certamente está te prejudicando. Reveja suas rotinas, melhore o aproveitamento do tempo no seu expediente e veja as coisas entrarem nos eixos aos poucos.

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Por Bernt Entschev

O artigo foi originalmente publicado no Caderno Classificados, da Gazeta do Povo. Clique aqui ou na imagem abaixo para acessar o local original de publicação.

O autocárcere corporativo

Vivo dizendo que um executivo que se preze não entra às 8 horas na empresa e sai às 18 horas. Existe muito trabalho a ser feito, muitas horas a serem dedicadas a tarefas importantes que dependem única e exclusivamente de você. Porém a história que venho contar hoje é um extremo negativo de qualquer exemplo que eu possa dar a esse respeito.

Claudio era um jovem competente e disputado no seu mercado de atuação. Tra­balhava há pouco mais de cinco anos numa empresa de tecnologia e ocupava um cargo estratégico dentro da organização. Com seus trinta e poucos anos, Claudio possuía uma família pequena, mas que demandava grande esforço dele no que diz respeito à sua presença em casa. O que, infelizmente, nem sempre era possível.

Sua rotina era basicamente assim: acordava por volta de 5h30 da manhã e às 6h30 já estava no escritório. Por causa disso, carregava consigo uma cópia da chave para garantir que sempre conseguiria entrar, caso ninguém ainda tivesse chegado. Aliás, raramente havia alguém no escritório quando ele chegava, nem mesmo os zeladores da empresa. Passava o dia envolvido em projetos importantes da empresa e reuniões muitas vezes intermináveis. Quase que diariamente, não conseguia sair para almoçar junto com seus colegas. Sempre se prendia a assuntos mais importantes (pelo menos assim ele julgava), que o obrigava adiar seu horário de almoço. Algumas vezes, e não raramente, passava a base de sanduíches e salgados que seus amigos levavam para que ele não ficasse com fome.

Ao final do dia, quando todos começavam a se arrumar para ir embora, Claudio agradecia aos céus pelo escritório começar a ficar silencioso novamente. Segundo ele, esses eram os melhores momentos para trabalhar: escritório vazio, telefone mudo, silêncio. E assim, em seu ambiente ideal para trabalhar, permanecia até altas horas da noite, às vezes até de madrugada mesmo, colocando em prática seus projetos.

Mas, o pior de tudo é que ele nem mesmo conseguia entregar as coisas que prometia nos prazos corretos. Estava sempre atrasado com tudo e muitos de seus colegas não lhe creditavam a confiança que seu cargo merecia.

Em casa, é claro, tudo ia de mal a pior. Sua esposa vivia emburrada, reclamando da ausência de Claudio. Suas filhas gêmeas, ainda pequenas, já haviam aprendido a dizer várias palavras, menos papai. E, para completar o cenário de fracasso familiar/pessoal, o jovem começava a apresentar os primeiros sinais físicos de que sua saúde não ia muito bem. Aliás, se nem mesmo para a família ele tirava um tempo, quanto mais para ir ao médico. Isso era realmente uma coisa com a qual Claudio não se preocupava.

O RH da empresa em que ele trabalhava vivia chamando sua atenção para o excesso de trabalho. Um dos diretores da empresa chegou a explicar, certa vez, que eles não queriam um profissional que ficasse 24 h à disposição da empresa daquela maneira. Dispo­nibilidade era algo muito diferente do que ele fazia. Ser disponível é atender a empresa quando ela chama, independente de dia e horário, e não trabalhar o tempo todo.

Ao tentarem marcar as férias de Claudio, o RH encontrava outro problema: ele sempre alegava que não podia se ausentar naquele período e que preferia vender suas férias para a empresa, como havia feito nos últimos três anos.

A situação de Claudio só começou a mudar quando a gerente de RH, preocupada com o que vinha observando há tempos, resolveu implementar na empresa um programa de terapia em grupo e individual. Foi assim que, amparado por um profissional competente, Claudio começou a identificar o causador daquela dedicação exacerbada ao trabalho.

Ao me contar essa história, o jovem disse que vinha há um bom tempo se indispondo com sua esposa, estava extremamente infeliz no casamento e preferia, inconscientemente, ficar no escritório trabalhando, do que ter que enfrentar a própria família. Pior, sua insatisfação era tão grande que, mesmo ficando até tarde na empresa, não conseguia fazer seu trabalho a contento.

Às vezes, o problema é muito mais sério do que imaginamos. Se você é um desses profissionais que não conseguem finalizar suas tarefas em horário útil e vivem acumulando horas extras, não deixe de conferir a Coluna Talento em Pauta da próxima terça-feira.

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Por Bernt Entschev

O artigo foi originalmente publicado no Caderno Classificados, da Gazeta do Povo. Clique aqui ou na imagem abaixo para acessar o local original de publicação.

Tostar neurônios tem limite

Nem sempre a agenda cheia de compromissos e projetos é gratificante. Saiba quando o excesso de trabalho começa a afetar a produtividade

 

Enquanto alguns estão voltando das férias, ainda aquecendo os motores, outros já estão com muito trabalho. Alguns, até demais. E, com isso, vemos uma questão: ter trabalho demais é bom ou ruim?

Estudos concluíram que estimular a mente de diferentes formas, realizando diferentes atividades, aumenta a criatividade e capacidade de inovação, mas sobrecarregá-la de conteúdo pode ter o efeito contrário: queda de rendimento. É comum ver profissionais com listas e pilhas de coisas para fazer – o que certamente é ruim tanto para empresa quanto para funcionário.

Mas o que explica a queda no rendimento se as tarefas são realizadas uma a uma? O problema é que, com o cérebro preocupado na resolução de 20 tarefas dentro de um tempo hábil no qual ele sabe que só resolverá a metade resulta em complicações como. Entre elas, as faltas de foco e de tempo. Além disso, quando o trabalho fica sob pressão, surge o problema de administração das prioridades – isso sem levar em consideração os imprevistos e pedidos fora de hora, pausas para café e descansos para corpo e mente.

Pensando nisso, observo que a prática tem culpa nos dois lados: 1) a empresa: ela simplesmente empurra as tarefas aos subordinados como se empurra uma pedra do penhasco; 2) os profissionais: eles não conseguem, e muitas vezes nem podem, impor limites ao seus afazeres.

“Afinal, o que é um pingo para quem está encharcado?”

Com essa impossibilidade ou incapacidade em dizer não aos superiores, o que vem em seguida (geralmente) são noites em claro, almoços com fast food e fins de semana sem a família, já que estão debruçados sobre as máquinas correndo contra o tempo para dar conta de tudo. Depois, a qualidade destes profissionais acaba diminuindo de modo notório – e as empresas, mesmo vendo as olheiras de seu funcionário, muitas vezes não se dão conta do motivo.

Além disso, um profissional que trabalha sozinho, principalmente em empresas com setores enxutos, tem que escolher entre focar seus neurônios em um projeto ou outro. Em contrapartida, quando há equipes, é possível conduzir vários projetos ao mesmo tempo, graças à divisão de tarefas. Tudo sem comprometer prazos e qualidade.

Mas a coesão da equipe só é colocada à prova quando surgem problemas. Uma vez que várias cabeças pensam melhor que uma, todas as possibilidades para resolução de problemas ou otimização dos processos será pensada e repensada com as ideias de todos, que trabalham com muito mais calma e em seu tempo.

Qual a solução?

Por motivos como esse, a construção de equipes sólidas e bem formadas têm sido cada vez mais bem vista por gestores. Não é à toa que se “bate na tecla” de que é preciso desenvolver o espírito de equipe, ampliar a capacidade de liderança e, independentemente da posição que se ocupa, estreitar os relacionamentos com todos. Por isso, também, profissionais com essas habilidades inatas têm sido os mais procurados.

Para que um profissional trabalhe a todo vapor e dê bons frutos, é fundamental que ele tenha um tempo para si. É verdade quando dizem que existe hora de começar e hora de parar. As férias remuneradas, feriados e fins de semana têm, realmente, grande importância e influenciam a produtividade de cada um. Ter um horário de trabalho regular, que não tenha “extras” irregulares e fora de horário também entra nesta conta. Além disso, exigir (mesmo que nas entrelinhas) que um profissional abdique seus momentos de descanso “em prol do desenvolvimento de todos” não é uma atitude ética de uma empresa que preza pelo bem estar de seus funcionários. E, havendo uma equipe bem formada, não há porque isso acontecer.

 

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Você é competitivo? Veja quando a característica pode se tornar negativa

Em ambientes corporativos, profissionais competitivos geralmente conseguem se sobressair aos demais. Contudo, uma característica que, no mercado de trabalho atual, é considerada positiva pode se transformar em negativa se forem ultrapassados certos limites. Esses limites, segundo especialistas ouvidos pelo InfoMoney, esbarram principalmente na ética de cada profissão.

Nem todo profissional considerado competitivo possui essa característica de maneira saudável. Para o vice-presidente da De Bernt Entschev, Bernardo Entschev, a competitividade saudável respeita o desenvolvimento de todos que atuam em torno desse profissional competitivo. “Quando essa competitividade começa a prejudicar a equipe, não é interessante para a empresa, porque a equipe acaba sendo desmantelada”, afirma.

 

Quando além dos limites, a competição pode sair do lado profissional para o pessoal.

A competitividade extrema e prejudicial é aquela que leva o profissional a “puxar o tapete” de seus colegas, a fim de se destacar. “É a competitividade pela competitividade pura e simples”, considera a consultora de Recursos Humanos do Grupo Soma Desenvolvimento Corporativo, Juliana Saldanha. “Essa característica é saudável quando ela se alinha com o objetivo da empresa, se tornando um meio para elevar a produtividade”, acredita.

Para ela, um profissional competitivo que não ultrapassa os limites de seu cargo e profissão não enfrenta grandes problemas, por ter essa característica. Ao contrário: ele só ajuda a equipe a buscar por respostas mais rápidas e criativas. “A competitividade saudável melhora os resultados”, diz.

 

O competitivo
Embora seja clara a questão de existir uma competitividade prejudicial e uma saudável, nem todo mundo que busca resultados no ambiente de trabalho pode ser considerado competitivo. Para a psicóloga e psicoterapeuta Clarice Barbosa, o competitivo é persistente e gosta de desafios – características essenciais para lidar com o mercado que é igualmente competitivo.

Onde está o problema, então? No jogo de cintura desses profissionais. “Vivemos em uma sociedade competitiva. E muitos foram estimulados a competir desde pequenos. Aqueles que foram ensinados a competir olhando para o resultado final costumam desenvolver medo de serem rejeitados quando não conseguem vencer”, explica a especialista. “Eles se tornam competitivos, mas não sabem lidar com as frustrações”, completa Clarice.

Nessa facilidade ou não de lidar com os erros e acertos é que se encontra a raiz da competitividade saudável e da prejudicial. Aquele profissional que só visa à vitória, fará de tudo para que isso ocorra, ainda que alguém saia ferido no meio do caminho. “Ele perde a noção dos limites e os ultrapassa”, diz a psicóloga. Para Juliana, do Grupo Soma, é aí que a competitividade que poderia ajudar o profissional acaba atrapalhando. “Ele perde o foco e passa a agir pensando nele mesmo”.

 

Dada a largada, todos buscam um lugar ao sol - mesmo que tapetes precisem ser puxados para isso

E nem só o ambiente onde são criados tornam os profissionais cada vez mais competitivos. Para a consultora, as empresas estimulam essa competitividade. “Muitos profissionais têm remuneração variável. Isso já estimula essa característica”, reforça Juliana.

“Os competitivos são focados em resultado, são pessoas que verbalizam que vão lidar pelas metas”, reforça Entschev. “A regra do mercado é trazer resultado, por isso, esse mercado estimula cada vez mais essa competitividade”, afirma. Esse foco do mercado, aliado às elevações de nível cada vez mais rápidas, tem grande parcela de culpa na formação de profissionais competitivos ao extremo.

 

A competição saudável motiva a equipe a se dedicar e a superar limites.

Estabelecendo limites
Não tem jeito, a competitividade é parte de nossa essência e, se não for, acabamos desenvolvendo essa característica ao longo do tempo. Por isso, é melhor mesmo concentrarmos essa energia de modo positivo tanto para o desenvolvimento profissional como pessoal. Para Entschev, existe um limite que deve ser imposto pela empresa.

“O profissional competitivo tem planejamento de carreira orientado para os resultados e tem os seus objetivos alinhados com os da empresa. É um profissional que tem visão de longo prazo, é automotivado e busca o autodesenvolvimento”, lembra Juliana. Por isso, é preciso que ele desenvolva essa característica sempre de olho nos limites da empresa e na sua ética profissional.

Clarice, por sua vez, lembra que, por trás da competitividade, existe uma vontade de crescer e isso é positivo. Por isso, ela não fala em limites e sim em “filtros”. “Esse filtro é a pessoa se perguntar se ela está indo além dos seus limites. O profissional precisa resgatar sua ética profissional”. Entschev reforça: “o excesso de competitividade não é atraente para o mercado”.

 

Infomoney - 01 de Dezembro de 2010 (clique para acessar o conteúdo)

Por: Camila F. de Mendonça – 01/12/10 – 15h57 – InfoMoney